プロジェクトマネージャー(PM)がプロジェクトを成功させるための基本動作

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PMがプロジェクトを成功的に導くために

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「プロジェクトマネージャー」(PM)は、製品やサービスの開発を成功的に完了できるよう、プロジェクトを導く必要があります。開発日程や予算、リスクに対して責任を負い、チームメンバーを助けようとする考え方を持つことは、「プロジェクトマネージャー」として必要な姿勢です。プロジェクトの成功には、高いスキルを持った人を確保するだけでなく、「プロジェクトマネージャー」の役割も不可欠であることを理解しなければなりません。

今回は主にIT開発現場でプロジェクトマネージャーがプロジェクトを成功させるための基本動作を簡単にご説明いたします。

​​1.リスクの把握 PMのリスク管理方法

「プレモータム(Pre-Mortem)」について知っていますか?プレモータムとは、プロジェクトを本格的に開始する前に、可能な限り最悪のシナリオをすべて視覚的に見える化することです。これに基づいて、最も重要な項目のリストを作成し、リスクを回避したりより適切に対処を行うことができます。

どんなタスクや工程がリスクが高いかを最初から把握しておけば、その要素について日常的に監視することをプロジェクトのライフサイクルで基本的なルーチン作業として組み込むことができます。把握したリスクを無視してはいけません。リスクが発生した場合は、その事実を受け止めて対処しなければなりません。リスクが表面に現れるようになった時こそ「プロジェクトマネージャー」は対処できる準備ができていなければなりません。

​​2.予算(リソース)管理

どんなプロジェクトに関わらず、予算については慎重に考えなければなりません。これは予算が限られている(少ない)小規模プロジェクトではより重要になります。プロジェクトの予算を自分のお金だと考え、チームメンバーも同じように考えるようにすることが大事です。これにより、より慎重な判断を下すのに役立ちます。プロジェクトの目標を達成するために、どれだけの予算を使用すべきかについて計算できなければなりません。費用がいつなくなるかが見えるかされていれば、最小機能製品(MVP)の作成に必要ないタスクは除外できます。

残念ながら、限られた予算では幅広い範囲の機能まで実装することはできません。絶対に不可能です。そのため、計算をうまく行って、みんながその事実を知ることができるように認識させなければなりません。毎月支出できる費用がどれくらいか、そして最良の支出方案が何であるかを知る必要があります。時間と物質的に比較的豊富な環境で働くときでも、このアプローチは役に立ちます。実際にどのくらいの費用を費やすことができるのか、そしてそのような費用を費やす方法についてアドバイスする方法をよく知っているというのはいつも有益ですからね。

3.概念実証(POC)

技術的な概念実証 (Proof of Concept、PoC)を行う時間を確保することは大切です。PoCは機能を開発するためにどの方向に進むべきか、そしてどのようにアクセスするべきかを確認するためのものです。概念実証を通じて結果が出た場合は、そのプロジェクト全体のリスクやスケジュールをより詳細に計画することができます。 概念実証が完了したら、自分のチームでプロジェクトを完遂できると確信できますか?PoCには非常に多くの利点があり、不確実な状況をなるべく解消してプロジェクトを進められるようになります。

​​4.スケジュール管理

「プロジェクトマネージャ」はプロジェクトの進捗状況を管理しなければならないです。そして何か問題が生じた場合は、それに対して適切な措置を取る責任があります。スプリントが終わったら、結果として得たい目標に基づいてスケジュール計画を準備してください。この方法は、私たちにどれだけの時間が残っているのか、そして私たちがその中で実際にどれだけの目標を達成できるのかを把握するのに本当に役立ちます。

上記でも述べたように、限られた予算ですべてを成し遂げることはできません。私たちは、MVPの目標とターゲットユーザーに焦点を当て続けなければなりません。ここに合わないものはすべて捨てなければなりません。これらの計画に従いやすくし、その内容をチームメンバーやクライアントと継続的に更新することで、関係するすべての人がプロジェクトの進捗状況と情報の両方を同じように共有できます。このようにスプリントを進めると、ユーザーがアプリ内でどのようなアクションをさせたいかを簡単に確認できます。そのため、スプリントが毎回終了すると、ユーザーのための新しい価値が生まれたという確信があります。つまり、スプリントを始めたときに計画していた機能だけを得るのではなく、ユーザーのために見えなかった価値も生み出すことになるのです。

​​5.継続的な評価

締め切りになる前に、プロジェクトの範囲を再評価するためにチームメンバーをかなり頻繁に呼ぶ必要があります。私たちが取り組んでいる環境の中では、多くの要因が絶えず変化しているため、数週間前には正しい評価と言っても、現時点では古いものと間違っている可能性があります。私たちは、この再評価作業を毎日行う朝の会議、進捗状況の確認、定例会議と同様に、日常的に従わなければならない一種の意識にすることができます。

そうすれば、ある時点になってからはチームメンバーが私に知って何かを知らせ始めるでしょう。チームメンバーがプロジェクトの進行状況について「プロジェクトマネージャー」よりも一生懸命関心を持っていたら、「プロジェクトマネージャー」の役割を成功的に遂行したと思います。結局のところ、プロジェクトはチームワークであり、私たちはその中でみんなが一つになるのです。チームメンバーが進捗状況を追跡できるようにし、製品開発に必要な努力を積極的に評価する必要があります。そうすれば、チームメンバーがいつか皆さんに感謝します。

6.納期は常に設定する

仮定しましょう。ある時点になると、予算全体が下がる時点を基準に計算したよりも先の時点で締め切りを早める必要があるという結論に至りました。このような判断は私たちをより集中させ、より一線を画すように動かしてくれます。実際に残っている時間よりも締め切りを早めるのは難しいことですが、このように時間とお金に余裕分を作っておくのは、もしかしたら事前に感知できなかったリスクを備えた面では本当に良い態度です。

この場合、最悪のシナリオは、MVPを作成するためにもう少し時間がかかることです。それでも、結局は作り出すことができるという確信は持たなければなりません。最良のシナリオは、ユーザーにより速くMVPを提供できることであり、そのように節約されたクライアントの予算を活用してすでに次のステップの計画に着手できることです。私たちにとって幸いなことに、2番目のシナリオが現実に展開されました。

7.​​チームメンバーの方から徹底した責任意識を持つ

「プロジェクトマネージャー」は製品に対する責任意識はもちろんであり、自分のチームに対しても責任意識を持たなければなりません。あなたが専門家であるという事実とあなたがしていることをよく知っていることに留意しなければならず、そのような事実をあなたのクライアントに見せる機会があれば絶対に見逃さないことも重要です。そして日常的な業務環境で失敗する可能性が高いアイデアについては、個人的な経験に基づいてアドバイスを行い、現在の状況に応じて優先順位が何であるかを議論して調整し、積極的に意見を提示することをお勧めします。そうすれば、チームメンバーも製品に関する全体的な意見を求めるために皆さんを探すことが多くなります。

ここで重要な要素の1つは、積極的で透明なコミュニケーションを行うことです。現在の作業がどのように進んでいるのか、そして今すぐ向き合っている障害物が何なのかについて日常的に透明にコミュニケーションをしなければなりません。そして、重要な問題が発生した場合は、お互いにぶつかり合うことがあっても、正式な議論の場を設けることをお勧めします。このようなコミュニケーション方式をすべての人が重要に思えるようにしたら、関係するすべての人が必要な場合に正確にすべき役割を果たします。そして、チーム全体が驚くほどスムーズに動作する1台のマシンのように動きます。

PMは難しいからこそやりがいがある​​

プロジェクトを管理するのは難しいことが多いです。それにもかかわらず、プロジェクト管理をより良く遂行するための努力を止めたり怠ったりしないでください。皆さんもご存じのように、プロジェクトを成功に導くために「プロジェクトマネージャー」ができることはたくさんあります。創造力を発揮し、より良い「プロジェクトマネージャー」に生まれ変わってください!

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