本格的なリモートワークの時代へ
新型コロナの感染拡大に伴うパンデミックを機に、世界的にソーシャルディスタンス（社会的な距離）が広まりました。そして多くの企業は在宅勤務やサテライトオフィスの活用、柔軟な勤務制度を導入し、新たな働き方がニューノーマル（New normal）として位置づけられました。新型コロナの拡散を防ぐために、在宅勤務が推奨され、オフラインとオンライン業務が共存する環境では、オフィスで自然に行われていたメンバー間のコミュニケーションがなくなったことによる新たな問題が懸念されております。今回は、リモート環境でも効果的にコミュニケーションを促進し、チームメンバーの結束力を高める方法を紹介します。
スモールトークの役割
「スモールトーク（Small Talk）」とは、打合せの休憩時間、移動時間、業務中の休憩など、業務以外の時間に日常や趣味などを共有する軽い会話や雑談などをいいます。スモールトークは業務ストレスを軽減し、チームメンバー間の関係を深める良い方法として、最近の職場ではスモールトークの重要性が注目されています。なので外資系企業やスタートアップを中心に従業員が休みながらコミュニケーションできるスペースを導入するケースが増えています。さらにグローバル企業の場合は、スモールトークのための時間を福利厚生として導入することもあり、国内オフィスでも休憩スペースを確保して従業員が交流しやすい環境づくりに取り組むなど、従業員のコミュニケーション活性化のために努力しています。
カジュアルコミュニケーションの重要性
スモールトークや業務以外の会話は会社の生産性を下げると思いがちですが、程よいレベルの「カジュアルコミュニケーション（Casual Communication）」は、従業員の生産性を向上させ、モチベーションを高める効果的な手段です。カジュアルコミュニケーションは、快適な会話の雰囲気を作り、メンバーが積極的にコミュニケーションに参加し、創造的なアイデアを導き、困らないように仕事に対するアドバイスを求める雰囲気ができて、業務効率を高めることができます。
カジュアルコミュニケーションは、生産性の向上に加えて、従業員の帰属意識を高めエンゲージメント向上にもつながります。会話を通じて他の従業員との良い関係を構築することは、仕事で円滑なコミュニケーションをとれるようになり、メンバーが職場で感じる心理的安全性（psychological safety）を向上させ、 帰属意識を高める効果があります。このような理由で企業の課題として認識されていたメンバー間のコミュニケーションは、コロナ時代に新たな働き方への変化とともに、さらに重要性が高まっています。
非対面でカジュアルコミュニケーション
非対面のコミュニケーションがメインとなるポストコロナ時代には、オンラインコミュニケーションツールがこれまで以上に活用されています。これまでは、ほとんどのカジュアルコミュニケーションがオフラインの現場で行われたことに対し、一人一人が孤立されやすいポストコロナ時代では、非対面のカジュアルコミュニケーションを積極的（意図的）に活用することが重要になってきます。
ただし、オンライン環境では、会話をするタイミングを把握しにくいことや、相手の表情など非言語的な要素が少なくて話の意図を読みにくいこともあります。特に在宅勤務が非定期的一部のメンバだけ行われるなど、オフラインとオンラインの業務環境が共存する場合、コミュニケーション問題はさらに複雑になります。このような環境で企業やプロジェクト内のコミュニケーションを効果的に活性化できますでしょうか。何よりも、さまざまなオンライン環境を構築しながら、オフラインのようなコミュニケーションを引き出すための工夫が必要です。
１．オンラインチャットスペースの確保
オンラインチャットスペースは、社内のコミュニケーションを活性させるための最も簡単な方法です。普段の業務で使用しているチャットツール（Zoom、Teamsなど）を活用して、業務チャットと区別されている雑談のためのチャットスペースを確保し、メンバーがオンラインでも気軽に挨拶や天気、ニュースの話などを共有できるようにします。例えば、在宅勤務のために購入したグッズを共有するなどの簡単なコミュニケーションは、気軽に話しながらも役立つ情報を共有できることはメンバーの絆を深めるのに役立ちます。
効果的なオンラインコミュニケーションのためには、オンラインコミュニケーションに対する上司の態度が最も重要です。在宅勤務やリモートワークで、上司がオンラインコミュニケーションの中で受け身な姿勢を見せると、業務指示のような会話が中心になるコミュニケーションになり、カジュアルコミュニケーションができなくなります。効果的に従業員のコミュニケーションを活性化させるためには、お互いの日常を共有できる雰囲気を作り、チームメンバーとの心理的距離を縮められる会話を始めることも良い方法です。業務外の雑談（スモールトーク）は上司との心理的な距離感を縮めることに役立ちます。
２．非対面の組織文化を構築
非対面環境でも双方的なコミュニケーションの場を設けることも効果的な方法です。例えば、オンラインツールを活用した「お茶会」や「社内コミュニティ」など、社員が外部環境にいても孤立感を感じないような非対面の組織活動を導入すれば、効果的にメンバーとコミュニケーションができます。簡単なコミュニケーションは、朝会やランチの時間、午後の休憩時間などを活用すれば、メンバーが業務に取り組む前に気晴らしになります。他にも、オンラインイベントを企画し、普段業務上で交流がない部署やメンバーと会話できる場を設ければ、組織内の協力をさらに深めることができます。
３．1on1の活用
不確実性が高い不安な環境では、メンバーの心理的安定感にさらに注意を払う必要があります。非対面環境では、コミュニケーションが業務的な方向に偏ってしまうので、1on1（個別面談）を通じてチームメンバーとの感情的なコミュニケーションをすることが望ましいです。定期的な1on1により、メンバーが困っていることを把握しアドバイスすることで、メンバーの孤立感を解消し、チームワークを促進できます。チーム内のコミュニケーションにとどまらず、社内メンター制度を活用して、さまざまな組織内の人と個別に絆を深められるようにすることも良い方法です。
４．積極的な雑談
新型コロナの影響により、在宅勤務やリモートワークが日常化され、非対面環境におけるカジュアルコミュニケーションの重要度がさらに高まっています。比較的に雑談や挨拶、業務外の話など感情的なコミュニケーションがない環境においては、メンバーが心理的に距離感を感じる可能性が高くなります。自主的な会話が減ると、組織内のコミュニケーションが断絶され、イノベーションを阻害する環境として組織に固着される可能性があるため、上司やマネージャが休憩時間などにメンバーが雑談する場を設けて、カジュアルコミュニケーションを奨励し心理的な距離感を解消することが大事です。
最後に
在宅勤務やサテライトオフィスの活用が増えている中で、職場でコミュニケーションがなくなり悩んでいる方が増えてきています。マネージメントする側も、メンバーの方もそれぞれ悩んでいると思いますが、 非対面環境で効果的なコミュニケーションを行い成果を出せるような方法を身に着けて、ニューノーマル時代の新たなチームビルディングを上手に行えればと思います。
