これで失敗しない！議事録の書き方とポイントについて優しく解説

はじめに

会議はビジネスの場で頻繁に行われる活動の一つですが、その成果をしっかりと残すためには議事録が不可欠です。議事録は、会議での議論や決定事項を明確に記録し、後で確認できるようにする重要なツールです。しかし、議事録の書き方一つで、その会議が成功したと言えるのか、あるいは無駄な時間を過ごしたに過ぎないのかが決まることも少なくありません。

特に、多くの人が参加する会議や、重要な決定を下す会議では、議事録の質がその後のプロジェクト進行に大きな影響を与えます。曖昧な表現や不明確な記録があると、後で混乱を招く可能性があります。

そこでこの記事では、議事録の書き方とそのポイントに焦点を当てています。初心者の方でも簡単に理解できるように、基本的な書き方から具体的な例まで、幅広く解説します。議事録作成が初めての方はもちろん、すでに何度も議事録を作成したことがある方でも、新しい知識やコツを得られる内容となっています。

1. 議事録とは？

1.1 定義と目的

議事録とは、会議や討論の内容を文書化したものです。この文書は、会議の目的、出席者、議題、議論の経過、決定事項、アクションプランなど、会議で行われたすべての要点を網羅するべきです。議事録の主な目的は、会議の内容を正確に記録し、後で参照できるようにすることです。これにより、会議の成果を明確にし、参加者が同じ認識を持つことが可能になります。

1.2 議事録の重要性

議事録は、ビジネスの現場で非常に重要な役割を果たします。特にプロジェクト管理においては、議事録がないと、誰が何をすべきか、何が決定されたのかが不明確になり、プロジェクトが遅延する可能性が高くなります。また、法的な問題が発生した場合、議事録は重要な証拠となることもあります。

1.3 誰が議事録を書くべきか

一般的には、会議の進行役（モデレーター）や専門の書記が議事録を作成します。しかし、小規模な会議や非公式な会議では、参加者の中から一人がこの役割を担うこともあります。重要なのは、議事録を書く人が会議の内容を正確に理解し、客観的に記録できる能力があることです。

1.4 議事録のフォーマット

議事録のフォーマットは、会社や組織、プロジェクトによって異なる場合があります。一般的なフォーマットには、日付、場所、出席者、議題、議論の要点、決定事項、次回の会議日などが含まれます。

2. 議事録の基本的な書き方

2.1 テンプレートを用意する

議事録の作成に際しては、テンプレートを用意することが効率的です。テンプレートには、日付、場所、出席者、議題など、基本的な項目がすでに記載されています。これにより、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。多くのオフィスソフトウェアには、議事録のテンプレートが用意されているので、それを活用するのも一つの方法です。

2.2 重要なポイントを抜き出す

会議の進行中に、重要なポイントや決定事項をしっかりと抜き出して記録します。特に、新しいプロジェクトの開始、期限の設定、責任者の指名など、後で確認が必要な事項は忘れずに記録しましょう。

2.3 明確な言葉で記述する

議事録は多くの人に読まれる文書です。そのため、明確な言葉を使って簡潔に記述することが求められます。専門用語や略語は、全ての参加者が理解しているとは限らないため、可能な限り避けるようにしましょう。

2.4 議事録の保存と共有

会議が終了したら、議事録は速やかに整理して保存します。そして、参加者全員に共有することで、会議での決定事項や次のアクションプランについての共通認識を確認します。電子メールやクラウドストレージを活用して、議事録を効率よく共有できます。

3. 議事録の書き方のポイント

3.1 明確な言葉を使う

議事録の書き方で最も重要なのは、明確な言葉を使うことです。曖昧な表現や不明確な言葉は、後で混乱を招く可能性があります。例えば、「何らかのアクションを取る」と書くよりも、「次回会議までにAさんがBタスクを完了する」と具体的に書く方が理解しやすいです。

3.2 時系列に沿って記録

会議の内容を時系列に沿って記録することで、後で議事録を読み返した際に、会議の流れが自然に頭に入ります。これは、特に長時間にわたる会議や、多くの議題がある場合に有効です。

3.3 議論のバランスを考慮

議事録では、各議題に割けるスペースや時間を均等にする必要はありません。重要な議題や多くの時間を割いた議題は、それ相応の記述量で詳しく記録することが有用です。

3.4 確認と修正

会議が終わったら、必ず議事録を確認し、必要な修正を加えます。特に、数字や日付、名前などの具体的なデータは、間違いがないように注意深く確認することが重要です。

3.5 フォローアップ

議事録が完成したら、参加者や関係者に送付し、次のアクションや会議の日程などを確認します。これにより、会議の成果を具体的な行動に移すためのスムーズな遷移が可能になります。

4. 議事録の例

4.1 一般的な会議の議事録例

議事録の書き方を理解するためには、具体的な例を見ることが有用です。以下は、一般的なビジネス会議での議事録の一例です。

4.2 オンライン会議の議事録例

オンライン会議も多く行われるようになりましたが、その場合の議事録も重要です。以下は、オンライン会議での議事録の一例です。

まとめ

議事録はビジネスの現場で非常に重要な役割を果たします。会議の成果を明確にし、参加者が同じ認識を持つためには、議事録の書き方がキーとなります。この記事では、議事録の基本的な書き方から、その作成におけるポイント、さらには具体的な議事録の例まで、幅広く解説しました。

特に、明確な言葉を使うこと、重要なポイントをしっかりと抜き出すこと、そして確認と修正を怠らないことが、効果的な議事録を作成するための重要なポイントです。

議事録はただの「書類」ではありません。それは会議の成果を形にする大切なプロセスであり、後の業務に大きな影響を与える可能性があります。だからこそ、議事録の書き方には十分な注意が必要です。

この記事が、議事録の書き方に関する有用なガイドとなれば幸いです。次回の会議での議事録作成が、よりスムーズで効果的になることを願っています。