新入社員が会社で効率的かつ生産的に働く方法(新社会人に役立つスキル)

仕事・キャリア
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社会人になると誰もが会社で(もしくは会社じゃなくても)自分に与えられたミッションを上手にこなせたいと思います。普通のサラリーマンであれば、1日24時間のうちに会社にいる時間(在宅なら業務に関わる時間)が最も長いと思います。なので会社で過ごす時間が退屈なら、プライベートの日常生活にも悪影響を及ぼすことになります。会社で効率的にかつ生産性高く働くことで、本人のモチベーションやスキル向上はもちろん、上司や同僚からも認められますし、プライベートも充実できるようになります。どんな仕事でも新社会人が上手に仕事をできるような基本動作をいくつか紹介いたします。

1.メモする習慣

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メモは基本中の基本です。特に、新入社員は特にそうです。メモする習慣がある人とない人は将来的に成長するスピードもかなり違ってきます。仕事の指示を受けたり、会議に参加する際には、必ずノートやタブレット、PCなどを持参してメモをする習慣づけしましょう。

特に、自分が発言しないときにもメモをして、終わったら自分なりに整理しておくことは大事です。メモすべき内容は、「いつまで」に(スケジュール)「何を(Todo)する」かとその「優先順位」がポイントになります。

また、メモの内容で理解できない場合は先輩や会議参加者にすぐに質問し、メモを完成させましょう。記憶力が良い人でも頭で覚えられることは限りがあります。また、次から次へ打ち合わせが続くときや、割り込み作業が発生すると、先輩やお客様の重要な指示も忘れてしまいがちです。そのため、メモは必ず作成しましょう。そして完成したメモをチームメンバに共有すると作成したメモは自分のアウトプットをして価値を持ちます。チームメンバに必要な存在として認識されたら、チームや会社へも貢献していると評価されます。お客様に共有すると、仕事がもらえる可能性なんて増えます。

仕事でPCやタブレットを使用する場合は、アプリを使えば、他の人に共有することが簡単にできます。エバーノートやOneNoteは一番よくつかわれるアプリです。outlook等メールクライアントを使えば、メモを作成し、関係者にすぐ送付してしまうことも可能です。

2.自分の作業履歴、バックログを管理する

自分の作業履歴を残すことも重要です。日付、問題、背景、解決方法、ステータスなどを書くのですが、これが重要な理由は同じ罠にはまらなくなるし、はまったとしても解決するまでのスピードが速くなります。ほとんどのトラブルは過去にも発生していることがもっとも多いからです。このような問題解決プロセスは個人単位で習熟できれば、チームへ展開することも可能です。QA集等ナレッジがたまって自分が解決できなくても後輩やチームメンバが対応できるようになり、自分への問い合わせが減ります。限られた業務時間をチームで効率的に使いフォローし合うことはとても重要です。

3.電話やメール送付する目的を確認する

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仕事をしてみると電話やメールを送るべきことが多いです。その際に、自分が欲しい情報を事前に整理しておくと、コミュニケーションがスムーズに行われます。何度も電話してメールのやり取りが増えることなく、業務効率が向上します。一度のメールや電話でコミュニケーションをなるべく完結することは、自分にも得ですし、相手側の時間を節約することにもつながるため、とっても大切なことになります。

4.自分の考えをコメントする

上司に仕事を指示されたときには、結果だけを報告するのではなく、気になることや自分の意見までコメントすることも重要です。上司は結果にたどり着いたプロセスをレビューすることができ、たとえ結果が誤っていても、プロセスを評価することでより良いフィードバックを受けることができます。また、部下が何を理解していて、何を理解していないかが上司の立場からは不明なことも多く、当たり前と思って教えてくれなかったこともより詳しく教えてもらえることができます。

5.非効率的なプロセスを改善する

新入社員が会社で働く時に、意外と多いことが「なんでこんなに無駄なことがあるだろう」という気づきです。一度に終わらせることも2〜3回で分割したり、上司の承認を得たり複数の人が1人の仕事をするなど、非効率的な方法を見つけます。そのような気づきは以外と当たっています!ただし、会社という組織・チームで多くのステークホルダと関わることになりますと、「間違えられない」結果を出すために、いろんな処置が行われています。その中ではもう必要ないプロセスもたくさん残っていたり、みんな知ってはいるけど、もう慣れっているのでやっていることも多くあります。

新入社員だからこそ、このような会社や組織の非効率的なプロセスを改善できると思います。新入社員は失敗しても責められないバリアがありますので!自信もって上司に相談し、無駄と思うプロセスを改善してみてください。批判的に思考する習慣があると、計画力も高まります。

6.途中報告

作業指示を受けると、期限までに頑張って完成されたものを提出したいと思います。学生の宿題はそれでそれぞれ採点されて終わりですし、宿題の途中にいろいろ先生に質問するのは少しずるいことと思ったかもしれません。

しかし、会社みたいな組織では一人での成果物を完成させるより、チームとして、組織として成果物を完成されなきゃいけない場合がほとんどです。その成果物を完成するための一部分を作業者に依頼することが多いです。ですから、作業指示を受けてからスケッチ状態で一度「途中報告」をすることで、最終的な手戻りが少なくなります。

7.時間は必ず守る

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いうまでもないですが、あえていうと最も基本的で重要な部分です。時間さえきっちり守っていけば、とりあえず大丈夫と言っても過言ではありません。仕事がいくらできても時間を守れない人に、会社は大きい仕事を任せません。また、会社ではそれぞれ評価制度がありますが、一番見えやすく客観的に評価しやすいのが、勤務態度です。時間厳守!新入社員なら特に、決まっている時間に決まっている場所にいることがどれだけ大切かを覚えておくと良いです。

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