【新入社員101】ビジネスメールを書くときに確認すべきポイント

仕事・キャリア
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社会人になって会社に出社して一番最初にすることは何だと思いますか?仕事によりますが、多くのサラリーマンは昨日退社後に届いている会社メールを確認することから始まります。

時間的・空間的に制約がある状況において、業務の効率化のためにはメールベースで業務を処理することが多いです。(IT業界ではさらにチャットベースで開発業務を進めることが広がっています)特に、サラリーマンであれば業務時間の多くの時間をメール作成、送付、閲覧することに使います。

業務上、ビジネスメールを作成する際に必ず意識しておくポイントを5つまとめました。

単純な内容

「単純なものが一番良いもの」とよく言いますよね。メールもそうです。内容的に重要かつ複雑でも、伝える時はシンプルに伝えなければなりません。長い文章でだらだら書くとか、5W1Hになっていない文章、内容と段落があっていないなどの場合は、読み手は非常に疲れてしまいます。また、全体的に文字が多い時も、読みにくいのでちゃんと読まなくなります。サラリーマンはみんな忙しいです。なるべく短くシンプルにメールを作成することは大事です。

明確な内容

日常生活や自分のSNSなどでは本当に言いたいことを遠回しで伝えたりすることもありますが、ビジネスメールではよくないです。そんな文章が書かれていると、読み手は何が言いたいんだか把握できず、次の行動に困ってしまいます。ビジネスメールを読む人は、みんなすごく忙しいということを忘れてはいけません。3~4段落で1段落3~4文になっている程度の文章で伝えきることが大切です。それ以上長くなると読みながら前の内容を忘れてしまいます。

目的性

メールの読み手が作成者の意図を把握しやすく、読んだ後に次のアクションに繋がる内容になっているかチェックしましょう。仕事で意味のない内容のメールは送付しません。メールした目的が依頼なのか、報告なのか、返信が必要なのか等、読んだ人がしてほしい行動について明確に伝えることが大切です。

説得性

メールは他人の協力や行動を要求する手段として活用されています。読み手はメールの内容を読んで、次のアクションをすることに対して納得できなければなりません。なんでそんなことを依頼されて、読んだ人がその依頼に対して、なるほどと思えないと次のアクションに繋がりません。

論理性

一番、人を説得しやすい文章は論理的な文章でしっかりした根拠があるべきです。「Aについて、このような背景があり、現在としてはこのような行動をとるのが、我々としては最善の策です」というのと、「Aについて、前似たようなことがありまして、こんな感じの対策が一番いい対策です。」と言われたら、どっちが納得できますか。論理とは人の行動に妥当性を持たせる最大の武器です。

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